TEORI STRUKTUR
ORGANISASI
A. DEFINISI
STRUKTUR ORGANISASI
Robbins (2007)
mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan
dibagi, dibagi, dan dikelompokkan secara formal.
Sedangkan
organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri
dari dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif
terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama.
Dalam konteks
desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih
ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen
yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketiak akan mendesain struktur
organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi :
Spesialisasi
Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam
beberapa pekerjaan tersendiri
Departementalisasi
adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
Rantai komando
adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi
ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa.
Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial
untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut
dipatuhi
Rentang Kendali
adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien
dan efektif
Sentralisasi –
Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan
terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi
Formalisasi adalah
sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
Rentang kendali .
B. DESAIN
ORGANISASI YANG UMUM
1. Struktur
Sederhana (simple structure)
Struktur sederhana
adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang
rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja,
dan sedikit formalisasi.
Struktur sederhana
paling banyak digunakan oleh usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik
adalah sama.
Kekuatan utama
dari struktur sederhana ini terletak pada kesederhanaanya. Cepat, fleksibel,
tidak mahal untuk dikelola, dan akuntabilitasnya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah
tidak bisa diterapkan pada organisasi yang besar. Hal ini karena ketika
diterapkan pada organisasi yang besar dimana formalisasi-nya yang rendah dan
sentralisasinya yang tinggi akan menyebabkan kelebihan beban (overload)
informasi di puncak. Pengambilan keputusan akan berjalan lambat karena
tergantung kepada satu orang yaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi.
2. Struktur
Birokrasi
Struktur birokrasi
adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi yang sangat rutin yang
dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal,
tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional,
wewenang terpusat, rentang kendali sempit, dan pengambilan keputusan mengikuti
rantai komando.
Kekuatan utama
birokrasi adalah terletak pada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang
terstandar secara efisien. Menyatukan beberapa kekhususan dalam
departemen-departemen fungsional menghasilkan skala ekonomi, duplikasi yang
minim pada personel dan perlatan, dan karyawan memiliki kesempatan untuk
berbicara “dengan bahasa yang sama” di antara rekan-rekan sejawat mereka.
Sedangkan
kelemahan struktur birokrasi adalah berlebihan dalam mengikuti aturan, tidak
ada ruang untuk modifikasi, kurang inovatif dan birokrasi hanya efisien sepanjang
karyawan menghadai masalah-masalah yang sebelumnya sudah diatur dengan jelas
cara penyelesaiannya. Artinya, ketika dihadapkan pada permasalahan baru,
struktur birokrasi menjadi tidak efisien lagi karena diperlukan aturan-aturan
baru untuk menyelesaikan permasalah tersebut.
3. Struktur Matrik
Struktur matrik
adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan
departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada
agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian,
rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll.
Kekuatan
departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan para spesialis ,
yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan
pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh produksi.
Sedangkan
kelemahannya adalah sulit mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang
beragam agar kegiatan mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran.
Karakteristik
struktur matrik ia mematahkan konsep kesatuan komando. Karyawan yang berada
dalam struktur matrik memiliki dua atasan (misal manajer produksi dan manajer
fungsional).
Kelemahan utama
dari struktur matrik adalah sering menyebabkan kebingungan yang dapat
meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran sekaligus dapat menciptakan
konflik.
C. MODEL-MODEL
STRUKTUR
1. Model
Mekanistik
Mechanistic. Pada
organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat
formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau
pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control
yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.
Mostly
Mechanistic. Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya
formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training
yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta
terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.
2. Model Organik
Organic. Pada
organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat
formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta
diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu
terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam
organisasi.
Mostly Organic
Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi
yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman
kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat
antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horisontal yang
bersifat verbal dalam organisasi tersebut.
D. FAKTOR PENYEBAB
PERBEDAAN STRUKTUR ORGANISASI
Strategi. Struktur
organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai
sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi maka logis kalau
strategi dan struktur harus terkait erat. Lebih tepatnya, struktur harus
mengikuti strategi
Ukuran. Ukuran
adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam
organisasi tersebut.
Teknologi
Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk
teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.
Lingkungan.
Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci
mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial.